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UNSER UMGANG MIT IHREN DATEN UND IHRE RECHTE:

INFORMATIONEN NACH ART. 13, 14, 21 DER DATENSCHUTZGRUNDVERORDNUNG (DS-GVO)

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen als Mandant (m/w/d) unserer Kanzlei einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte.

Wenn Sie als unser Mandant keine natürliche Person sind, leiten Sie diese Information bitte an die Personen weiter, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten, weil sie unsere Ansprechpartner sind oder auf Dokumenten, wie Rechnungen und Urkunden, erwähnt werden.

 

1.        WER IST FÜR DIE DATENVERARBEITUNG VERANTWORTLICH UND AN WEN KANN ICH MICH WENDEN ?

Verantwortliche Stelle ist die

SEHRING Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater
Notarin Brigitte Sehring
Notar Claus Sehring
Warendorfer Str. 27
59302 Oelde
Telefon: +49 (0) 2522 83 11 23
E-Mail: ra.sehring@t-online.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti
Körnerstr. 45, 58095 Hagen
Telefon:  +49 (0) 2331/356832-0
E-Mail: datenschutz@gdi-mbh.eu

 

2.         WELCHE QUELLEN UND DATEN NUTZEN WIR?

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns übermitteln oder die wir im Rahmen des jeweiligen Auftrags oder mit Ihrer Erlaubnis von Dritten erhalten haben.

Insbesondere werden folgende personenbezogenen Daten und Kategorien von Daten für die unter Ziffer 3 genannten Zwecke verarbeitet:

  • Daten zu Ihrer Person (z. B.: Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Staatsangehörigkeit, Registernummern, Daten einer bestehenden Rechtsschutzversicherung, Informationen, die für die Beratung und Vertretung im Rahmen des Mandats notwendig sind)
  • Wenn Sie als Unternehmen oder Personenvereinigung uns mandatieren: Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Kontaktdaten, ggf. die Funktion der vertretenden Person im Unternehmen
  • Mandatsinformationen wie Daten zu Gegnern, Zeugen und weiteren Beteiligten sowie Sachverhalte und Beweismittel
  • Korrespondenz mit Ihnen und in Ihrem Auftrag
  • Zahlungsinformationen wie Bankverbindung oder Daten für internetbasierte Zahlungsdienste
  • Rechtsbeziehungen zu Dritten (z. B.: Aktenzeichen, Konto- oder Kreditnummern, Verträge)

Fallbezogen können wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DS-GVO verarbeiten.

 

3.        WOFÜR VERARBEITEN WIR IHRE DATEN (ZWECK DER VERARBEITUNG) UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE?

Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

 

3.1  Zur Erfüllung des Mandatsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 Lit. b DS-GVO)

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung der anwaltlichen Tätigkeit entsprechend den Amtspflichten und dem Mandatsinhalt, insbesondere zur Erstellung von Schriftsätzen, zur Durchführung von Beratungen und zur Prozessführung, Verhandlung und Zwangsvollstreckung sowie zur Erstellung von Gebührenrechnungen ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich.

 

3.2   Im Rahmen des Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Lit. f DS-GVO)

Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Das kann insbesondere zu folgenden Zwecken erfolgen:

  • Unterstützung unserer Mitarbeiter bei der Mandantenbetreuung;
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes.

Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur (effiziente Aufgabenerfüllung, Vermeidung von Rechtsrisiken).

 

3.3   Aufgrund ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Lit. a DS-GVO)

Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Das gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018 erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Ein Widerruf kann an die unter Ziffer 1 benannte Stelle erfolgen.

 

3.4  Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Lit. c DS-GVO)

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, bestimmte Datenverarbeitungen durchzuführen (z. B.: die für die Rechtsanwälte geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen nach der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), bspw. Verpflichtungen nach dem Geldwäschegesetz (GWG) oder Verpflichtung zur Durchführung von Interessenkollisionsprüfungen).

 

4.        WER ERHÄLT MEINE DATEN?

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Die unter Ziffer 2 genannten Daten werden an weitere Mandatsbeteiligte, Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) zum Zwecke der Kommunikation sowie zur Beratung und Vertretung des Mandates übermittelt. Insbesondere müssen wir Ihre Daten teilweise an Gerichte und Ämter weiterleiten.

Eine Übermittlung an öffentliche Stellen erfolgt, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht bzw. Sie zu dieser Übermittlung Ihre Einwilligung erteilt haben. Solche öffentlichen Stellen können insbesondere die Finanzbehörden sein.

Innerhalb unseres Hauses erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Weiterhin können personenbezogene Daten zum Zwecke der Auftragsbearbeitung übermittelt werden, insbesondere an Steuerberater und IT-Dienstleister.

Dies ist zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten (vgl. Ziffer 3), zur Identifizierung potenzieller Interessenkonflikte, für die Durchführung rechtlich erforderlicher Überprüfungen wie bspw. Anti-Geldwäschemaßnahmen oder Know-Your-Customer (KYC)-Prüfungen und für Zwecke allgemeiner Mandatsbetreuung erforderlich.

Darüber hinaus können von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten.

Die weitergegebenen Daten dürfen von dem jeweiligen Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verarbeitet werden. Die anwaltliche Verschwiegenheit bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die der anwaltlichen Verschwiegenheit unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte entweder in Absprache mit Ihnen oder auf Basis eines Vertrages gemäß § 43e Abs. 3 BRAO.

 

5.        WIE LANGE WERDEN DIE DATEN GESPEICHERT?

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Mandatsabwicklung. Ihre personenbezogenen Daten müssen bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für anwaltliche Handakten (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde, § 50 Abs. 1 S. 2 u. 3 BRAO) gespeichert und danach gelöscht werden, es sei denn, dass wir aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, für die Zwecke der Interessenkollisionsprüfung oder zur Einhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften zu einer längeren Speicherung berechtigt und verpflichtet sind.

Aufzeichnungen zur Erfüllung von Pflichten nach dem Geldwäschegesetz werden nach Ablauf der Speicherdauer von fünf Jahren gelöscht (§ 8 Abs. 4 GWG).

Des Weiteren unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre betragen. Dies gilt für vertragliche und andere Daten des Rechtsverhältnisses zwischen Ihnen und uns.

 

6.        WERDEN DATEN IN EIN DRITTLAND ÜBERMITTELT?

Ihre Daten werden nur dann in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) übermittelt, wenn und soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Buchführung, Verwaltung) ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Soweit wir uns zur Durchführung unseres Vertragsverhältnisses Software von Anbietern mit Sitz in Drittstaaten oder Software von Anbietern mit Subunternehmern / Dienstleistern in Drittstaaten bedienen, können – je nach Verarbeitungszweck – Ihre Daten oder Teile Ihrer Daten in Drittstaaten (z. B. in die USA) übermittelt werden.

Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss im Sinne des Art. 45 Abs. 3 DS-GVO. An Unternehmen und Organisationen in den USA, die sich für das EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert haben, können damit ab sofort personenbezogene Daten aus der EU übermittelt werden, ohne dass weitere Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Dieser Angemessenheitsbeschluss dient somit als Grundlage für die Datenübermittlung an die von uns eingesetzten Dienstleister in den USA.

Falls kein Angemessenheitsbeschluss im Sinne des Art. 45 Abs. 3 DS-GVO vorliegt oder das Unternehmen oder die Organisation in den USA sich nicht für das EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert hat, schließen wir mit den jeweiligen Dienstleistern/Anbietern zum Schutz Ihrer Daten von der EU-Kommission erlassene Standarddatenschutzklauseln im Sinne des Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO. Ferner haben einige unserer Dienstleister für ihre Unternehmensgruppe oder derselben Gruppe von Unternehmen verbindliche interne Datenschutzvorschriften (BCR) im Sinne des Art. 47 DS-GVO implementiert, die von der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigt wurden.

 

7.        WELCHE WEITEREN DATENSCHUTZRECHTE HABE ICH?

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz – BDSG), auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), auf Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).

Die vorstehenden Rechten gelten nur insoweit, als dass diesen nicht die anwaltliche Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 43, 43a Abs. 2 BRAO entgegensteht (vgl. § 29 Abs. 1 S. 2 BDSG).

Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art 77 DS-GVO, § 19 BDSG).

 

8.      INWIEWEIT BESTEHT EINE AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG IM EINZELFALL?

Zur Durchführung des Vertragsverhältnisses mit Ihnen nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

 

9.      INWIEWEIT WERDEN MEINE DATEN FÜR DIE PROFILBILDUNG GENUTZT?

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“).

 

10.      BESTEHT FÜR MICH EINE PFLICHT ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN?

Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie uns jedoch die Daten, die für die Abwicklung des Mandats und der begehrten anwaltlichen Tätigkeit notwendig sind, sowie die Daten, die wir aus gesetzlichen Gründen bei und nach dieser Tätigkeit erheben und verarbeiten müssen, nicht zur Verfügung stellen, werden wir die Bearbeitung des Mandats in der Regel ablehnen müssen.

 

11.      WELCHE WIDERSPRUCHSRECHTE HABE ICH? (Art. 21 DS-GVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktmöglichkeiten.


Stand: November 2024